ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΔΙΑΘΕΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

Γραμματέας. Το τιμόνι του γραφείου!!!

Πληκτρολογούν επιστολές, φιλτράρουν τηλεφωνήματα, διοργανώνουν συγκεντρώσεις, κυρίως όμως ένα πράγμα πρέπει να γνωρίζουν καλά: να σιωπούν.
Διόλου τυχαία, στις λατινογενείς γλώσσες η ρίζα της λέξης secretary, που σημαίνει γραμματέας στα Αγγλικά, προέρχεται από τη λατινική secretus, που σημαίνει απόκρυφος, απόρρητος.

Η γραμματέας γνωρίζει τα πάντα, αλλά κάνει πως δεν ξέρει τίποτα. Υπάρχει, αλλά δεν εμφανίζεται πουθενά. Γνωρίζει τις κινήσεις του προϊσταμένου της καλύτερα απ’ όλους. Γίνεται αποδέκτης απόρρητων πληροφοριών και είναι το δεξί χέρι του προέδρου.
Απόδειξη: σε ποσοστό άνω του 30% οι Βρετανίδες βοηθοί ανώτερων διευθυντικών στελεχών έχουν πρόσβαση στον τραπεζικό λογαριασμό του αφεντικού τους, ενώ το 50% γνωρίζει λεπτομερώς τις κινήσεις του.

Στις μέρες μας, τα καθήκοντά της γραμματέως έχουν διευρυνθεί. Έχει αλλάξει η φύση της δουλειά της. Μια γραμματέας πρέπει να είναι διαρκώς δίπλα στον άνθρωπο με τον οποίο συνεργάζεται, και να τον βοηθά σε όλα τα επίπεδα με γρήγορους ρυθμούς.
Για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του επαγγέλματος, πρέπει να διαθέτει ιδιαίτερα χαρακτηριστικά όπως αυτοέλεγχο και προθυμία.
Η γραμματέας έχει την εξουσία να αποφασίζει ποιος και πότε μπορεί να δει το αφεντικό, επομένως λειτουργεί σαν φίλτρο μεταξύ του αφεντικού και του κόσμου. Καθημερινά πρέπει να ανακόπτει με ευγένεια και σταθερότητα πολλά άτομα που πιστεύουν ότι η εταιρία οφείλει να ανταποκριθεί στις ανάγκες ή στις παράλογες απαιτήσεις τους. Αν οι ενοχλητικοί επιμένουν, η γραμματέας πρέπει να ξέρει να τους αντιμετωπίζει.
Αυτά τα καθήκοντα θέτουν σε σκληρή δοκιμασία τα νεύρα και τη δημιουργική φαντασία. Επιπλέον, η συμπεριφορά μιας γραμματέας είναι καθοριστική όσον αφορά την εικόνα που θα βγει προς τα έξω για την εταιρεία. Μια πολιτισμένη συμπεριφορά εκ μέρους της γραμματέως αντικατοπτρίζει αυτήν του ανωτέρου της. Τις περισσότερες φορές το στιλ μιας γραμματέως συντονίζεται με εκείνο της εταιρικής κουλτούρας στην οποία εργάζεται. Κάθε είδους δραστηριότητα που εκφράζει προσωπικά γούστα κατά τη διάρκεια της εργασίας απαγορεύεται ρητώς.

Ο Γραμματέας ενεργεί υπεύθυνα και εμπρόθεσμα και εκτελεί τις ακόλουθες κύριες επαγγελματικές δραστηριότητες:

  • Διεκπεραιώνει την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία
  • Συντάσσει επαγγελματικά έγγραφα
  • Αρχειοθετεί έγγραφα
  • Είναι αποτελεσματικός στα διοικητικά του καθήκοντα
  • Είναι αποτελεσματικός στις επικοινωνιακές του σχέσεις
  • Έχει το επίπεδο γνώσεων που θα του επιτρέπει να αντιλαμβάνεται καλύτερα τα τεκταινόμενα στον επιχειρησιακό χώρο και να λειτουργεί περισσότερο αποτελεσματικά
  • Αντιμετωπίζει προβλήματα γραμματειακής φύσης με τη χρήση του λειτουργικού συστήματος DOS και του περιβάλλοντος WINDOWS σε προϊόντα λογισμικού (όπως επεξεργασία κειμένου, Λογιστικά Φύλλα, Βάσεις Δεδομένων)
  • Προγραμματίζει τις εργασίες ενός Αυτοματοποιημένου Γραφείου χρησιμοποιώντας τοπικά δίκτυα Η/Υ και λογισμικό διαχείρισης σύγχρονου γραφείου.

Απαιτούμενη Εκπαίδευση: Ο Γραμματέας θα πρέπει να έχει τις κάτωθι γνώσεις:

  • Αρχές οργάνωσης και διοίκησης
  • Γνώσεις λογιστικής, δικαίου και φορολογικής νομοθεσίας
  • Δημόσιες σχέσεις για την άσκηση της πολιτικής της μονάδας
  • Γνώσεις σύνταξης δελτίων Τύπου
  • Γνώσεις μάρκετινγκ
  • Γνώσεις οικονομικών μαθηματικών, στατιστικής, θεμάτων οικονομίας και διεθνών εμπορικών σχέσεων.

Απαιτούμενες Δεξιότητες: O Γραμματέας πρέπει να διαθέτει:

  • Διοικητικές και οργανωτικές ικανότητες
  • Οργανωσιακή αφοσίωση
  • Δυναμισμό, επινοητικότητα, δυνατότητα ευελιξίας και διαπραγμάτευσης
  • Ευχέρεια λόγου και άνεση στις κοινωνικές επαφές
  • Υπευθυνότητα, πρωτοβουλία και ικανότητα πρόβλεψης των αναγκών και τάσεων της αγοράς
  • Ικανότητα να επιβάλλεται μέσω των λόγων και των πράξεων και να φροντίζει για τη σωστή εφαρμογή και παρακολούθηση της πολιτικής της εταιρείας, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι που έχουν τεθεί
  • Ισχυρή και δυναμική προσωπικότητα
  • Οξεία αντίληψη και ορθή εκτίμηση των καταστάσεων
  • Αποφασιστικότητα και ικανότητα στοχοθεσίας.
x

αναφορά προβλήματος

η εμπειρία σας στην ιστοσελίδα είναι σημαντική για εμάς! αποστολή ανώνυμων στοιχείων χρήστη (?)
συμφωνώ με του όρους χρήσης